“จดหมายเหตุ คุณค่าทางประวัติศาสตร์กับการอนุรักษ์”

โดย นางภาวิดา สมวงศ์ นักจดหมายเหตุชำนาญการ

สังกัดกลุ่มอนุรักษ์เอกสาร สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ

การบรรยายในงานสัมมนาเครือข่ายจดหมายเหตุและพิพิธภัณฑ์ ประจำปี 2565 ท่านวิทยากร นางภาวิดา สมวงศ์ นักจดหมายเหตุชำนาญการ สังกัดกลุ่มอนุรักษ์เอกสาร สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ ได้อธิบายในหัวข้อ “จดหมายเหตุ คุณค่าทางประวัติศาสตร์กับการอนุรักษ์” โดยได้แบ่งประเด็นของการบรรยาย ออกเป็น นิยามจดหมายเหตุ คุณค่า และการอนุรักษ์ สาเหตุของการเสื่อมสภาพ เทคนิค แนวทาง กลยุทธ์ การอนุรักษ์ในต่างประเทศ เทคนิคและวิธีการอนุรักษ์เอกสารจดหมายเหตุของสำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ

ท่านวิทยากรได้เริ่มต้นนิยามคำว่า “จดหมายเหตุ” ว่าเป็นเอกสารที่ผลิตขึ้นโดยบุคคลหรือองค์กร เพื่อกิจกรรมในการดำเนินงาน แสดงให้เห็นถึงความเป็นมาในอดีต ซึ่งอาจอยู่ในรูปแบบของลายลักษณ์ ภาพถ่าย ภาพเคลื่อนไหว เสียง ดิจิทัล ซึ่งมีคุณค่า และถูกจัดแบ่งเป็นขั้นต่าง ๆ คือ คุณค่าขั้นต้น ซึ่งหมายถึง คุณค่าที่มีต่อหน่วยงานผู้ผลิตหรือเจ้าของเอกสารใช้เอกสารเพื่อประโยชน์ในการดำเนินงานตามหน้าที่ทางด้านการบริหาร ปฏิบัติงาน หรือเป็นหลักฐานอ้างอิง และคุณค่าชั้นรอง คือคุณค่าที่มีต่อหน่วยงานภายนอกและบุคคลทั่วไป ที่นำไปใช้เป็นพยานหลักฐานอ้างอิง

เทคนิค แนวทาง กลยุทธ์ การอนุรักษ์ในต่างประเทศ

กระบวนการอนุรักษ์เอกสารจดหมายเหตุ ท่านวิทยากรอธิบายว่า การบริหารจัดการของกระบวนการอนุรักษ์เอกสารจดหมายเหตุ ต้องมีนโยบายและวิธีการประเมินเพื่อดูว่าสิ่งที่เรากำหนดมาแล้วนั้นมีประสิทธิภาพ และเหมาะสมกับหน่วยงานหรือไม่ มีการจัดอันดับความสำคัญ จัดสรรทรัพยากรให้เหมาะสมหรือไม่ ตลอดจนการประเมินความเสี่ยงผ่านการวางแผนเหตุฉุกเฉินและภัยพิบัติ เพื่อวิเคราะห์ว่าอะไรคือความเสี่ยงที่จะทำให้เกิดความเสื่อมสภาพของเอกสารจดหมายเหตุหรือไม่ ท่านวิทยากรอธิบายต่อว่า เมื่อพิจารณาแล้วว่ามีสาเหตุอะไรเกิดขึ้น ก็นำมาจัดอันดับความสำคัญว่าปัจจัยใดที่ส่งผลต่อเอกสารจดหมายเหตุมากที่สุด และทำให้เสื่อมสภาพเร็วที่สุด เมื่อจัดอันดับเสร็จก็จะนำมาวิเคราะห์วิธีการแก้ไขว่าแต่ละขั้นตอนควรทำอย่างไรต่อไป ใครเป็นผู้รับผิดชอบ และควรจะหาวัสดุอะไรมาช่วย

ท่านวิทยากรได้อธิบายเพิ่มเติมเกี่ยวกับสาเหตุของการชำรุดหรือเสื่อมสภาพของเอกสารจดหมายเหตุ โดยแบ่งเป็น 2 ปัจจัยหลัก ๆ ได้แก่ ปัจจัยภายใน เช่น ตัววัสดุหรือกระดาษ และปัจจัยภายนอก เช่น มนุษย์ แมลง สัตว์ จุลินทรีย์ อุณหภูมิ ความชื้นสัมพัทธ์ แสงสว่าง ก๊าซ ฝุ่นละออง ฯลฯ

เรื่องถัดมาคือการจัดการสภาพแวดล้อม ต้องดูแลให้ความสำคัญกับอุณหภูมิ ความชื้นสัมพัทธ์ โดยทางสำนักหอจดหมายเหตุฯ จะใช้อุณหภูมิและความชื้นสัมพัทธ์ที่เหมาะกับเอกสารแต่ละประเภท เช่น เอกสารประเภทลายลักษณ์ อุณหภูมิควรอยู่ที่ 20-25 องศาเซลเซียส ความชื้นสัมพัทธ์อยู่ที่ 50% เอกสารประเภทภาพถ่าย อุณหภูมิควรอยู่ที่ 20 องศาเซลเซียส ความชื้นสัมพัทธ์อยู่ที่ 40% ฟิล์ม อุณหภูมิควรอยู่ที่ 28 องศาเซลเซียส ความชื้นสัมพัทธ์อยู่ที่ 40% เป็นต้น ซึ่งหากปฏิบัติตามนี้เรื่องเชื้อราก็จะไม่เกิดขึ้น ส่วนในเรื่องของสัตว์ แมลง สำนักฯ จะคัดกรองตั้งแต่กระบวนการรับเอกสารเข้า โดยทำการอบเพื่อฆ่าแมลง และจะพยายามสังเกตเอกสารแต่ละแผ่นอย่างละเอียด นอกจากนี้สถานที่จัดเก็บเอกสารจดหมายเหตุ ควรจัดตั้งไว้ตำแหน่งที่ไม่ใกล้ห้องน้ำ หรือบริเวณที่รับประทานอาหาร เป็นต้น

การจัดการเอกสารจดหมายเหตุ ท่านวิทยากรอธิบายว่า เมื่อเอกสารเข้ามาอยู่ในหอจดหมายเหตุแล้ว สิ่งสำคัญที่สุดคือเรื่องของการสัมผัส กล่าวคือจะต้องมีวิธีปฏิบัติกับเอกสารจดหมายเหตุอย่างถูกต้อง เช่น การสวมใส่ถุงมือให้เหมาะสมกับเอกสารแต่ละประเภท อย่างเช่น เอกสารที่เป็นกระดาษสามารถสวมถุงมือผ้าได้ แต่หากเป็นฟิล์มกระจก ควรสวมถุงมือยางเพื่อป้องกันการลื่นขณะจับ นอกจากนี้ควรระมัดระวังเรื่องการเคลื่อนย้ายเอกสารด้วย โดยเวลาเคลื่อนย้ายควรมีวัสดุครุภัณฑ์ในการเคลื่อนย้าย เช่นรถเข็น รถเลื่อนสำหรับเคลื่อนย้าย

ท่านวิทยากรกล่าวว่า การบริการเอกสารจดหมายเหตุต่อผู้ใช้บริการช่วยทำให้งานด้านจดหมายเหตุมีคุณค่า ดังนั้นการยืมคืนเอกสารจดหมายเหตุจึงจำเป็นต้องมีการวางนโยบายในการเข้าถึงเอกสารจดหมายเหตุ แต่การบริการบางครั้งอาจทำให้เอกสารเกิดความเสียหาย เมื่อมีการตรวจสอบเอกสารภายในคลังแล้วพบว่าเอกสารมีความชำรุดเสียหาย ทางสำนักฯ ก็จะการประเมินและวิเคราะห์ปัญหาที่เกิดขึ้นกับเอกสารจดหมายเหตุว่ามีความชำรุดหรือเสียหายมากน้อยแค่ไหน เอกสารที่เสียหายมาจากวัสดุประเภทใด และชำรุดจากสาเหตุใด เมื่อประเมินและวิเคราะห์แล้วก็จะทำการกำหนดแนวทางวิธีการซ่อมแซมเอกสาร

ท่านวิทยากรอธิบายเพิ่มเติมว่า เมื่อเราทำงานแล้ว สิ่งสำคัญอีกประการที่ควรทำควบคู่กันไปคือการศึกษา ค้นคว้า วิจัย เพื่อการพัฒนาการปฏิบัติได้ดียิ่งขึ้น เมื่อศึกษาแล้วก็จะได้นำสิ่งที่ดีกว่า ใหม่กว่ามาพัฒนา เมื่อศึกษาแล้วอะไรที่ดีขึ้น อะไรที่จะนำมาใช้ใหม่ได้ก็ทำการฝึกอบรมเพิ่มทักษะใหม่ ๆ ให้แก่บุคลากรภายในหน่วยงาน

สำหรับการอนุรักษ์เอกสารจดหมายเหตุในต่างประเทศ ท่านวิทยากรได้อธิบายสิ่งที่ตนเองได้พบจากการจากไปดูงานด้านจดหมายเหตุในประเทศต่าง ๆ เช่น ประเทศมาเลเซีย ประเทศสิงคโปร์ ประเทศเกาหลี ประเทศญี่ปุ่น โดยจะนำเปรียบเทียบเรื่องวิธีการปฏิบัติงาน วัสดุอุปกรณ์ ตลอดจนเทคนิคต่าง ๆ ที่ประเทศไทยยังไม่มีมาประยุกต์ใช้

ท่านวิทยากรได้ยกตัวอย่างเรื่องกลยุทธ์ในการก้าวสู่ความสำเร็จของ NARA: Preservation Strategy 2019-2024 โดยแบ่งเป็นข้อ ๆ ได้แก่

เทคนิคและวิธีการอนุรักษ์เอกสารจดหมายเหตุของสำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติการอนุรักษ์เอกสารจดหมายเหตุของสำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ

แบ่งงานออกเป็น 4 ส่วนได้แก่

1. งานจัดการคลังเอกสารจดหมายเหตุ
2. งานซ่อมแซมเอกสาร    
3. งานไมโครฟิล์ม
4. งานถ่ายโอนเอกสารจดหมายเหตุต้นฉบับให้อยู่ในรูปดิจิทัล

งานจัดการคลังเอกสารจดหมายเหตุ ท่านวิทยากรได้อธิบายการจัดเก็บเอกสารว่าทาง สำนักฯ จะวางแผนว่าควรจัดเก็บเอกสารอย่างไรให้อยู่ได้นาน และต้องหมั่นคอยตรวจสอบสภาพแวดล้อมและเอกสารจดหมายเหตุว่าอยู่ในสภาพดีหรือไม่ โดยเมื่อทำการรับมอบเอกสารจดหมายเหตุมาแล้ว ก็จะทำการตรวจสอบเอกสารจดหมายเหตุว่ามีรายละเอียดครบถ้วนหรือไม่ จากนั้นจะกำหนดพื้นที่จัดเก็บว่าควรจัดเก็บไว้ในพื้นที่ใด ทั้งนี้ต้องจัดทำผังจัดเก็บด้วยเพื่อสะดวกต่อการหยิบจับเอกสารแก่ผู้ปฏิบัติงานท่านอื่น ๆ ในอนาคต

การตรวจสอบสภาพแวดล้อมและเอกสารจดหมายเหตุ ได้แก่ พื้นที่จัดเก็บ อุณหภูมิ ความชื้นสัมพัทธ์ให้มีความเหมาะสมกับเอกสาร และที่สำคัญคือตรวจสภาพเอกสารจดหมายเหตุว่ามีการเสียหายหรือเกิดปัญหาหรือไม่ เพื่อทำการซ่อมแซมได้ทันเวลา ตลอดจนตรวจสอบวัสดุในการจัดเก็บเอกสารจดหมายเหตุด้วยเช่นกัน

การจัดการสภาพแวดล้อมและเอกสารจดหมายเหตุ สำหรับเอกสารบางประเภทที่มีแฟ้ม ซอง หรือกล่องจัดเก็บที่เสื่อมสภาพ สมควรได้รับการเปลี่ยนใหม่เพื่อให้เอกสารอยู่ได้ดียิ่งขึ้น

สำหรับการบริการหยิบคืนเอกสารจดหมายเหตุ ควรมีการลงทะเบียนและการจัดการอย่างเป็นระบบ ได้แก่ การรับใบยืม นำลงทะเบียน หยิบเอกสารจดหมายเหตุส่งห้องบริการ รับคืนเอกสารจดหมายเหตุกลับเข้าคลังเอกสารจดหมายเหตุ และลงทะเบียนคืนเอกสาร เมื่อรับคืนเอกสารแล้ว ทางสำนักฯ จะทำการตรวจสอบเอกสาร หากพบว่ามีการชำรุดเสียหายก็จะทำการนำส่งซ่อมแซมหรือถ่ายโอนเอกสารจดหมายเหตุ โดยทำเป็นลำดับขั้นตอน ได้แก่ ลงทะเบียน นำส่งเอกสารจดหมายเหตุเพื่อซ่อมแซมหรือถ่ายโอนเอกสารจดหมายเหตุ เมื่อซ่อมแซมเสร็จเรียบร้อยแล้ว จึงทำการรับคืนเอกสารจดหมายเหตุกลับเข้าคลังเอกสารจดหมายเหตุ พร้อมลงทะเบียนคืนเอกสาร

สำหรับการซ่อมสงวนรักษาเอกสารจดหมายเหตุ การทำให้เอกสารจดหมายเหตุที่มีสภาพเสื่อม ชำรุดกลับคืนสู่สภาพใกล้เคียงกับสภาพเดิมของเอกสารให้มากที่สุด ดังนั้น การซ่อมสงวนรักษาเอกสารจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องคัดสรรบุคลากรที่มีคุณสมบัติที่เหมาะสม เช่น เป็นคนละเอียดรอบคอบ ทำงานประณีต แล้วฝึกอบรมเพื่อสร้างองค์ความรู้ สั่งสมประสบการณ์ให้นำไปสู่งานที่มีคุณภาพต่อไป

งานถ่ายโอนเอกสารจดหมายเหตุต้นฉบับให้อยู่ในรูปดิจิทัล จะมีการพิจารณา คัดเลือก เอกสารต้นฉบับ สำนักฯ จะเลือกเอกสารที่มีการใช้บ่อยมากที่สุดจะถูกนำมาทำเป็นดิจิทัลก่อนเพื่อผู้ใช้จะได้ไม่ต้องสัมผัสเอกสารมากเกินไป ลดการชำรุดเสียหายของเอกสาร

สำหรับประเด็นคำถามที่น่าสนใจที่ผู้เข้าร่วมสัมมนาสอบถามมายังท่านวิทยากร คือ ท่านวิทยากรมีความเห็นอย่างไรกับการใช้สารเคมีเคลือบเอกสาร

ท่านวิทยากรอธิบายว่าไม่ว่าจะใช้วิธีใดก็ตามในการรักษาสภาพเอกสารจดหมายเหตุ หากต้องการซ่อมแซมต้องสามารถนำกลับคืนสภาพเดิมก่อนการรักษาสภาพให้ได้ เช่นพลาสติกที่เคลือบ หรือกระดาษที่ประกบไว้ต้องสามารถเอาออกมาได้ หากไม่เป็นแบบนั้นแสดงว่ากระบวนการรักษาภาพ จัดเก็บเอกสารจดหมายเหตุไม่ถูกต้องและไม่เหมาะสมกับเอกสารจดหมายเหตุ ซึ่งนอกจากจะไม่ช่วยรักษาเอกสารแล้ว ยังเป็นการทำลายเอกสารอีกด้วย